Jak zorganizować pracę nad blogiem w małej firmie
W dużej firmie jest content manager, copywriter, grafik, ktoś od SEO i ktoś, kto to wszystko zatwierdza. W małej firmie jest Ty, i może jeszcze jedna osoba, która „czasem coś napisze, jak będzie miała chwilę”.
Małe firmy często albo w ogóle nie prowadzą bloga, bo „nie ma kto”, albo prowadzą go chaotycznie, artykuł raz na dwa miesiące, pisany w ostatniej chwili przez kogokolwiek kto akurat ma trochę czasu. Obie wersje są stratą potencjału.
Dobra wiadomość: blog firmowy nie wymaga etatu. Wymaga procesu. Nawet jeśli jesteś jednoosobową firmą albo masz trzyosobowy zespół, da się to zorganizować tak, żeby działało, bez wypalenia i bez wiecznego odkładania na później. Oto jak.
Zacznij od jednej decyzji: kto jest właścicielem bloga
Blog bez właściciela to blog, który umrze. Nie jutro, za trzy miesiące, kiedy wszystkim nagle przybędzie pracy i nikt nie poczuje się odpowiedzialny za to, żeby coś się ukazało.
Właściciel bloga to osoba, która pilnuje, że plan jest realizowany, terminy dotrzymywane i że artykuły faktycznie trafiają na stronę. Nie musi wszystkiego pisać – ale musi czuć, że to jej odpowiedzialność. W małej firmie to często właściciel, marketing manager albo osoba, która ma najbliżej do tematu. Ważne, żeby była jedna, nie żeby zadanie „leżało na wszystkich”.
❌ „My wszyscy piszemy na bloga, jak mamy czas i pomysł.”
✅ „Asia odpowiada za blog – pilnuje planu, briefe copywriterów i publikacje. Reszta zespołu dostarcza jej materiały eksperckie.”
Trzy modele pracy nad blogiem – wybierz swój
Nie ma jednego właściwego modelu. Jest kilka sprawdzonych podejść i każde pasuje do innej sytuacji.
Model 1: Właściciel pisze sam
Działa najlepiej, gdy właściciel lub ekspert w firmie ma czas, lubi pisać i jest jedyną osobą z prawdziwą wiedzą ekspercką w danej niszy. Artykuły są autentyczne, głębokie i trudne do podrobienia przez konkurencję – bo wynikają z realnego doświadczenia.
Pułapka: właściciel zawsze ma ważniejsze rzeczy na głowie. Blog schodzi na dalszy plan przy pierwszym kryzysie. Żeby ten model działał, pisanie musi być zaplanowane jak każde inne zadanie – z blokiem w kalendarzu, nie „jak będę miał chwilę”.
→ Jeden artykuł tygodniowo to dla jednej osoby 2–4 godziny pracy. Dwa artykuły miesięcznie to realny cel dla kogoś, kto prowadzi firmę i nie ma asystenta.
Model 2: Ekspert dostarcza wiedzy, copywriter pisze
To model, który najlepiej skaluje się w małej firmie. Ekspert (właściciel, specjalista) dostarcza brief, kluczowe informacje i fakty – copywriter zamienia to w gotowy artykuł. Właściciel bloga zatwierdza i publikuje.
Wymaga dobrego procesu briefowania – ale właśnie po to jest brief copywriterski opisany w poprzednim artykule z tej serii. Gdy proces jest powtarzalny, każdy artykuł kosztuje eksperta 30–60 minut jego czasu zamiast kilku godzin pisania.
→ Firma prawnicza: prawnik nagrywa 15-minutowy voice memo z odpowiedzią na pytanie klienta. Copywriter transkrybuje, redaguje i formatuje. Prawnik zatwierdza w 10 minut. Artykuł gotowy.
Model 3: Zewnętrzny copywriter lub agencja contentowa
Działa, gdy w firmie brakuje czasu na pisanie i briefowanie, a budżet pozwala na stałą współpracę. Kluczowe jest, żeby copywriter lub agencja mieli solidny onboarding – poznali firmę, jej klientów, ton komunikacji i branżę. Bez tego dostajesz generyczne teksty które mogłyby być od każdego.
Błąd, który popełnia wiele firm to przekazanie całej odpowiedzialności agencji i oczekiwanie, że sama wymyśli tematy, napisze i opublikuje. Blog przestaje wtedy być głosem firmy – staje się produktem agencji. Właściciel bloga po stronie firmy musi istnieć, nawet jeśli całą produkcję zleca na zewnątrz.
❌ „Przekazaliśmy bloga agencji, oni się wszystkim zajmują.”
✅ „Agencja pisze i publikuje, ale tematy i frazy ustalamy wspólnie co miesiąc, a my zatwierdzamy każdy artykuł przed publikacją.”
Rytm pracy – jak nie dać się wciągnąć w chaos
Bez rytmu blog żyje od kryzysu do kryzysu – artykuł jest pisany w pośpiechu, bo „trzeba coś wrzucić”, jakość spada, motywacja spada razem z nią i w końcu blog milknie.
Dobry rytm pracy nad blogiem wygląda tak: raz w miesiącu – krótkie spotkanie lub przegląd planu wydawniczego, aktualizacja statusów, decyzja o tematach na kolejny miesiąc. Raz w tygodniu – sprawdzenie, czy bieżące artykuły są na właściwym etapie i czy terminy będą dotrzymane. Na bieżąco – pisanie, korekta, publikacja według planu.
W praktyce miesięczny przegląd zajmuje 30–45 minut. Tygodniowy check to 10 minut. To wszystko, czego potrzeba, żeby utrzymać blog w ruchu – pod warunkiem że plan wydawniczy jest wypełniony i każde zadanie ma właściciela.
Narzędzia – tyle ile potrzeba, nie więcej
Małe firmy mają tendencję do jednego z dwóch błędów: albo prowadzą bloga w całości w głowie właściciela bez żadnego narzędzia, albo wdrażają rozbudowany system projektowy, który generuje więcej pracy, niż oszczędza.
Minimum, które działa: arkusz Google Sheets lub Notion jako plan wydawniczy (temat, fraza, autor, termin, status), Google Docs do pisania i korekty, WordPress lub inny CMS do publikacji. Trzy narzędzia, wszyscy wiedzą, jak ich używać, nic się nie gubi.
Jeśli współpracujesz z copywriterem zewnętrznym, dodaj jedno miejsce do wymiany briefów i materiałów – folder na Dysku Google wystarczy. Unikaj rozrzucania informacji między mailem, Messengerem i WhatsAppem – brief wysłany w wiadomości prywatnej to brief, który za dwa tygodnie nikt nie znajdzie.
→ Trzyosobowy zespół marketingowy: plan wydawniczy w Notion, briefe w Google Docs, komunikacja o blogu wyłącznie w jednym kanale na Slacku. Zero chaosu, każdy wie co i kiedy.
Skąd brać tematy gdy nie ma czasu na burzę mózgów
Tematy na bloga są wszędzie – problem polega na tym, że nie ma systemu ich zbierania. Kiedy przychodzi czas na planowanie miesiąca, głowa jest pusta. Kiedy jest pełna – nie ma czasu, żeby to zapisać.
Rozwiązanie jest proste: backlog tematów. Jedno miejsce – notatka w telefonie, kolumna w planie wydawniczym, karteczka na tablicy – gdzie każdy w firmie może wrzucić temat w dowolnym momencie. Pytanie klienta na spotkaniu, reklamacja, która pojawia się po raz trzeci, temat, który wyskoczył na branżowej konferencji – wszystko ląduje w backlogu i czeka na przegląd podczas planowania miesięcznego.
Drugie dobre źródło to dział sprzedaży lub obsługa klienta. Pytania, które zadają klienci przed zakupem to gotowe tematy na artykuły. Firma, która regularnie odpowiada na te same pytania mailowo lub telefonicznie marnuje czas – ten sam czas można zamienić w artykuł, który odpowiada raz, a pracuje przez lata.
Jedno ostrzeżenie na koniec
Blog który jest aktualizowany raz na trzy miesiące jest gorszy niż brak bloga. Nieaktywny blog wysyła sygnał że firma nie ma czasu, energii ani pomysłów – i to nie jest wizerunek który chcesz budować.
Jeśli po przeczytaniu tego artykułu wciąż nie widzisz jak znaleźć zasoby na regularne prowadzenie bloga – lepiej zaczekać i zacząć gdy będziesz gotowy, niż startować z hukiem i zamknąć bloga po sześciu wpisach. Google nie nagradza blogów które zaczęły i przestały. Nagradza te które rosną regularnie.
Dwa artykuły miesięcznie przez dwa lata zrobią dla Twojej widoczności więcej niż dwadzieścia artykułów w jednym miesiącu i rok ciszy.
